Deinen ersten Bot erstellen

Ein VIA-Bot ist mehr als nur ein Chatbot – er ist dein intelligenter Assistent, der rund um die Uhr für deine Kunden da ist.

Bot-Grundlagen verstehen

Was macht ein VIA-Bot?

• Beantwortet Fragen aus deiner Knowledge Base
• Sammelt Leads und Kontaktdaten
• Erstellt Tickets für komplexere Anfragen
• Leitet weiter an menschliche Mitarbeiter
• Analysiert Gespräche für bessere Insights

Bot-Typen bei VIA

• Kundenservice-Bot: Beantwortet FAQ und löst Probleme
• Sales-Bot: Qualifiziert Leads und vereinbart Termine
• Support-Bot: Technische Hilfe und Troubleshooting
• Info-Bot: Allgemeine Unternehmensinformationen

Schritt-für-Schritt Anleitung

1. Bot erstellen

1. Gehe zu "Bots" im Dashboard
2. Klicke "Neuer Bot"
3. Wähle einen aussagekräftigen Namen (z.B. "Kundenservice MeineGmbH")
4. Wähle die passende Vorlage

2. Persönlichkeit definieren

Beispiel-Prompt für einen Kundenservice-Bot:

"Du bist der freundliche Kundenservice-Assistent der MusterGmbH.
Du hilfst Kunden bei Fragen zu unseren Produkten und Services.
Antworte höflich, hilfsbereit und auf Deutsch. Bei komplexen
Problemen leitest du an einen Mitarbeiter weiter."

3. Begrüßung konfigurieren

Gute Begrüßung:

Hallo! Ich bin der VIA-Assistent der MusterGmbH. Wie kann ich dir heute helfen?

Tipps für Begrüßungen:

• Persönlich und freundlich
• Klar kommunizieren, dass es ein AI-Assistent ist
• Erwartungen setzen (was der Bot kann)
• Call-to-Action einbauen

4. Fallback-Nachrichten einrichten

Wenn der Bot eine Frage nicht beantworten kann:

Das ist eine sehr spezifische Frage. Lass mich dich mit einem unserer Experten verbinden. Wie kann ich dich am besten erreichen?

5. Weiterleitungsregeln

Wann weiterleiten:

• Bei Beschwerden ("Ich möchte mich beschweren")
• Bei komplexen technischen Fragen
• Bei Verkaufsanfragen über einem bestimmten Wert
• Wenn der Bot 3x nicht helfen konnte

Wie weiterleiten:

• Sammle Kontaktdaten
• Erstelle automatisch ein Ticket
• Benachrichtige den zuständigen Mitarbeiter

6. Testing & Feintuning

1. Teste verschiedene Szenarien:

   • Häufige Kundenfragen
   • Edge Cases
   • Unfreundliche Nachrichten

2. Optimiere basierend auf:

   • Gespräche-Analytics
   • Kundenfeedback
   • Weiterleitung-Rate

Erweiterte Einstellungen

Arbeitszeiten

• Definiere Öffnungszeiten deines Supports
• Außerhalb: Automatische "Zurück am..."-Nachrichten
• Notfall-Kontakt für dringende Fälle

Sprachen

• Primärsprache: Deutsch
• Zusätzliche Sprachen nach Bedarf
• Automatische Spracherkennung

Integration

• Ticketsystem: Seamless Weiterleitung
• Analytics: Detaillierte Gesprächsauswertung
• REST-API: Für Custom-Integrationen

Best Practices

Do's

• Klare, verständliche Antworten
• Persönlichkeit zeigen (aber professionell bleiben)
• Regelmäßig Knowledge Base aktualisieren
• Gespräche analysieren und optimieren

Don'ts

• Zu technische oder komplizierte Sprache
• Falsche Versprechungen machen
• Sensible Daten ungeschützt übertragen
• Den Bot "sich selbst überlassen"

Nächste Schritte

Nach dem ersten Bot:

1. Knowledge Base aufbauen
2. WhatsApp mit messageVIA verbinden
3. E-Mail mit e-mailVIA integrieren
4. Analytics und Optimierung

Hilfe benötigt?

• Weitere Beispiele in der Knowledge Base
• Technische Details in Chatbots
• E-Mail: support@getvia.at