crmVIA — Dein Mini-CRM in VIA

Mit crmVIA hast du ein integriertes Kunden-Management direkt in VIA — ohne separates CRM-Tool. Definiere branchenspezifische Datenfelder, erfasse Kundendaten per Chat, organisiere Kunden in Gruppen und behalte den Überblick mit Statistiken und semantischer Suche.

Für wen ist crmVIA?

crmVIA ist ideal für Unternehmen, die:

• Kein separates CRM-System wie Salesforce oder HubSpot nutzen
• Branchenspezifische Kundendaten direkt in VIA verwalten möchten
• Lieferdaten und Kundenhistorie an einem Ort haben wollen
• Den VIA-Bot nutzen, um Kundendaten automatisch zu erfassen

Erste Schritte

1. crmVIA einrichten

Beim ersten Öffnen von crmVIA wählst du deine Branche. VIA richtet dann automatisch die passenden Datenfelder ein.

Verfügbare Branchen-Vorlagen:

Branche	Felder	Beispiele
Versicherungsmakler	18	Geburtsdatum, Familienstand, KFZ, bestehende Polizzen
Immobilien	8	Budget, Zimmer, Fläche, Finanzierung
Gastronomie	5	Allergien, Stammgast, Reservierungs-Präferenz
Handwerk	6	Objektadresse, Auftragsart, Dringlichkeit, Budget
Coaching	5	Ziel, Erfahrung, Format, Verfügbarkeit
Eigene Felder	—	Komplett individuell einrichten

Du kannst die Vorlage nach dem Einrichten jederzeit anpassen.

2. Kundenübersicht

Nach dem Einrichten landest du in der Kundenübersicht. Hier siehst du alle Kontakte mit ihren branchenspezifischen Daten in einer übersichtlichen Tabelle.

Funktionen:

• Suche: Name, Telefon, E-Mail oder Ort durchsuchen
• Gruppenfilter: Nur Kunden einer bestimmten Gruppe anzeigen
• Produkttyp-Filter: Nach Produktart filtern (z.B. ENplus A1)
• Rhythmus-Filter: Nach Lieferrhythmus filtern
• Sortierung: Jede Spalte ist sortierbar
• CSV-Export: Kundenliste als CSV exportieren (Semikolon-getrennt, deutsche Formatierung)
• Klick auf Kontakt: Öffnet das vollständige Kundenprofil

Die Übersicht zeigt 25 Kunden pro Seite mit Pagination.

3. Formular-Builder

Im Formular-Builder verwaltest du deine Datenfelder:

• Neue Felder erstellen
• Bestehende Felder bearbeiten oder löschen
• Felder in Gruppen organisieren (z.B. "Persönliche Daten", "Versicherungen")
• Branchen-Vorlage nachträglich laden

Feld-Typen

Typ	Beschreibung	Beispiel
Text	Einzeiliges Textfeld	Name, Adresse
Textbereich	Mehrzeiliges Textfeld	Notizen, Beschreibung
Zahl	Numerischer Wert	Budget, Fläche
Datum	Datumsauswahl	Geburtsdatum, Wunschtermin
Auswahl	Dropdown mit Optionen	Familienstand, Dringlichkeit
Ja/Nein	Checkbox	Stammgast, Finanzierung geklärt
Telefon	Telefonnummer	Zweitnummer
E-Mail	E-Mail-Adresse	Zweit-E-Mail

Gruppen

Mit Gruppen organisierst du deine Kunden nach Geschäftsbereich oder Kategorie.

Gruppen erstellen

Jede Gruppe hat:

• Name (Pflicht): z.B. "Pelletskunden", "Maklerkunden"
• Branchentyp (optional): Vordefiniert (Pellets, Versicherung, Medizin) oder eigener Typ
• Beschreibung (optional): Kurze Erklärung der Gruppe

Gruppen verwalten

• In der Gruppenübersicht siehst du alle Gruppen mit der Anzahl zugeordneter Kunden
• Gruppen können nur gelöscht werden, wenn keine Kunden zugeordnet sind
• Kunden werden bei Import oder Bearbeitung einer Gruppe zugewiesen
• Der gewählte Gruppenfilter wird gespeichert und bleibt beim nächsten Besuch aktiv

Import

Der Import-Assistent führt dich in 4 Schritten durch den Datenimport.

Unterstützte Formate

• CSV (Komma- oder Semikolon-getrennt)
• Excel (.xlsx, .xls)
• Maximale Dateigröße: 5 MB
• Erste Zeile muss Spaltenüberschriften enthalten

Import-Ablauf

Schritt 1 — Datei hochladen

• Zielgruppe auswählen (Pflicht)
• Datei hochladen (CSV oder Excel)

Schritt 2 — Spalten zuordnen

• VIA erkennt gängige Spaltenbezeichnungen automatisch (z.B. "Telefon" → Telefonnummer, "Mail" → E-Mail)
• Nicht erkannte Spalten manuell zuordnen
• Pflichtfelder müssen zugeordnet sein: Vorname, Nachname, Telefon

Schritt 3 — Vorschau

• Die ersten 5 Zeilen werden mit zugeordneten Feldern angezeigt
• Bei Fehlern kannst du zurück zur Zuordnung

Schritt 4 — Ergebnis

• Zeigt: Gesamt, Importiert, Übersprungen
• Bei übersprungenen Zeilen wird der Grund angezeigt

Import-Logik

• Neuer Kunde: Wird mit allen Daten angelegt
• Bestehende Telefonnummer, gleicher Name: Kundendaten werden aktualisiert (Upsert)
• Bestehende Telefonnummer, anderer Name: Wird als Konflikt markiert und übersprungen
• Fehlende Pflichtfelder: Zeile wird übersprungen

Importierbare Felder

Feld	Pflicht	Beschreibung
Vorname	Ja	Vorname des Kunden
Nachname	Ja	Nachname des Kunden
Telefon	Ja	Telefonnummer (E.164 Format)
E-Mail	Nein	E-Mail-Adresse
Adresse	Nein	Straße und Hausnummer
Geburtsdatum	Nein	Format: JJJJ-MM-TT
Produkttyp	Nein	z.B. ENplus A1, ENplus A2, Industrie
Tankkapazität	Nein	In Liter
Letzte Lieferung	Nein	Datum der letzten Lieferung
Letzte Menge	Nein	In Kilogramm
Rhythmus	Nein	Lieferrhythmus
Preis pro Tonne	Nein	In Euro
Lieferadresse	Nein	Abweichende Lieferadresse
PLZ	Nein	Postleitzahl
Ort	Nein	Stadt/Gemeinde

Lieferdaten

Für jeden Kunden können Lieferdaten (Pellets/Material) erfasst werden:

• Produkttyp: ENplus A1, ENplus A2, Industrie
• Tankkapazität: Fassungsvermögen in Liter
• Letzte Lieferung: Datum der letzten Lieferung
• Letzte Menge: Gelieferte Menge in Kilogramm
• Rhythmus: Lieferintervall (z.B. jährlich, halbjährlich)
• Preis pro Tonne: Vereinbarter Preis
• Lieferadresse: Falls abweichend von der Kundenadresse

Lieferdaten werden beim Import automatisch angelegt oder aktualisiert.

Kundenverifizierung

Die Kundenverifizierung ermöglicht es Endkunden, ihre Identität zu bestätigen und auf ihre Daten zuzugreifen — ohne VIA-Login.

So funktioniert die Verifizierung

1. Der Kunde gibt Telefonnummer, Geburtsdatum und die letzten 4 Stellen der Polizzennummer ein
2. VIA prüft die Daten gegen die verschlüsselten Einträge in der Datenbank
3. Bei erfolgreicher Verifizierung erhält der Kunde einen Session-Token (gültig für 30 Tage)
4. Mit diesem Token kann der Kunde seine Daten einsehen und die semantische Suche nutzen

Sicherheit

• Geburtsdatum: Verschlüsselt mit AES-256-GCM, wird nur bei Verifizierung entschlüsselt
• Polizzennummer: Nur die letzten 4 Stellen werden als Argon2-Hash gespeichert — nicht reversibel
• Rate Limiting: Nach 3 Fehlversuchen wird die Verifizierung für 1 Stunde gesperrt, nach 5 Versuchen für 24 Stunden
• Audit-Log: Jeder Verifizierungsversuch wird protokolliert (erfolgreich und fehlgeschlagen)
• Session-Tokens: 32-Byte zufällige Hex-Strings, gespeichert in Redis mit TTL

Semantische Suche

Mit der semantischen Suche können verifizierte Kunden ihre Daten durchsuchen — nicht nur exakte Treffer, sondern auch inhaltlich passende Ergebnisse.

Wie es funktioniert

• Kundendaten werden als Vektoren in Qdrant indexiert (1024-dim Mistral Embeddings)
• Jeder Tenant hat eine eigene Collection — vollständige Datenisolierung
• Die Suche berücksichtigt: Name, Telefon, E-Mail, Adresse, Produkttyp, Lieferadresse, Tankgröße, Rhythmus und Preis
• Mindest-Ähnlichkeit: 0.3 (konfigurierbar)
• Maximal 50 Ergebnisse pro Abfrage

Zugang

Die semantische Suche erfordert einen gültigen Session-Token (über Kundenverifizierung erhalten). Der Token wird als X-CRM-Session-Token Header mitgesendet.

Statistik

Das Statistik-Dashboard gibt dir einen Überblick über deine Kundenbasis und Lieferdaten.

Kennzahlen (KPIs)

KPI	Beschreibung
Gesamtkunden	Anzahl aller Kunden im CRM
Gelieferte Tonnen	Summe aller Tankkapazitäten (in Tonnen)
Gesamtumsatz	Hochrechnung basierend auf Tonnage
Bald fällig	Kunden mit letzter Lieferung vor mehr als 10 Monaten

Diagramme

• Lieferungen pro Monat: Balkendiagramm der letzten 6 Monate (Tonnage)
• Produkt-Mix: Kreisdiagramm nach Produkttyp (ENplus A1, ENplus A2, Industrie)

Tabellen

• Bald fällig: Liste der Kunden, deren nächste Lieferung ansteht — mit Name, letzter Lieferung, Tankgröße und Telefonnummer
• WhatsApp-Status: Erreichbarkeitsstatistik deiner Kunden (erreichbar, nicht erreichbar, kürzlich kontaktiert)

Bot-Integration

Dein VIA-Agent kennt deine crmVIA-Felder automatisch. Wenn du zum Beispiel die Aufgabe "Kundenstammblatt aufnehmen" aktiviert hast, fragt der Bot die definierten Felder im Chat ab und speichert die Antworten direkt im Kundenprofil.

Beispiel Versicherungsmakler:

Bot: "Wie ist dein vollständiger Name und wann bist du geboren?"

Kunde: "Thomas Huber, 15. März 1982"

Bot: "Danke Thomas! Bist du selbständig oder unselbständig?"

Der Bot fragt die Felder natürlich und gesprächig ab — nicht wie ein Formular.

Wichtig: Bereits bekannte Kundendaten werden nicht erneut abgefragt.

API-Referenz

Authentifizierte Endpoints (JWT)

Method	Endpoint	Beschreibung
GET	/api/crm/customers	Kundenliste (paginiert, Gruppen-/Produktfilter, Suche)
GET	/api/crm/customers/:id	Kundendetail mit Lieferdaten
PUT	/api/crm/customers/:id	Kunde aktualisieren (Stamm- und Lieferdaten)
GET	/api/crm/groups	Alle Gruppen des Tenants (mit Kundenanzahl)
POST	/api/crm/groups	Neue Gruppe anlegen
PUT	/api/crm/groups/:id	Gruppe bearbeiten
DELETE	/api/crm/groups/:id	Gruppe löschen (nur wenn leer)
POST	/api/crm/import	CSV/Excel Import mit Gruppenzuordnung

Öffentliche Endpoints (kein JWT)

Method	Endpoint	Beschreibung
POST	/api/crm/verify	Kundenverifizierung (Rate Limited: 20 Anfragen/15 Min pro IP)

Session-geschützte Endpoints (X-CRM-Session-Token)

Method	Endpoint	Beschreibung
GET	/api/crm/search	Semantische Suche (min. 2 Zeichen, max. 50 Ergebnisse)

Plan-Limits

Plan	Datenfelder
Starter	5 Felder
Business	50 Felder
Professional	100 Felder

Datenschutz

Alle Kundendaten werden DSGVO-konform in Österreich gespeichert.

• Sensible Daten (Geburtsdatum, Polizzennummer) werden automatisch verschlüsselt (AES-256-GCM) bzw. gehasht (Argon2)
• Daten werden nie unverschlüsselt gespeichert oder an die KI weitergegeben
• Jeder Tenant hat eine eigene, isolierte Datenbank-Partition und Suchindex
• Kontakte können jederzeit gelöscht werden (Recht auf Löschung)
• Verifizierungsversuche werden protokolliert und bei Missbrauch automatisch gesperrt
• Erfasse nur Daten, die für dein Geschäft notwendig sind
• Sensible Daten wie Sozialversicherungsnummern oder Bankverbindungen sollten nicht über den Chat erfasst werden — verweise auf ein persönliches Gespräch

Häufige Fragen

Kann ich crmVIA später einrichten? Ja, du kannst jederzeit eine Branchen-Vorlage laden oder eigene Felder erstellen.

Werden bestehende Kontakte übernommen? Ja, alle bestehenden Kontakte erscheinen in der Kundenübersicht. Die neuen Felder sind zunächst leer und können nach und nach befüllt werden.

Kann ich Felder nachträglich ändern? Ja, du kannst Name, Typ und Optionen jederzeit im Formular-Builder bearbeiten. Bestehende Daten bleiben erhalten.

Was passiert beim Löschen eines Feldes? Das Feld wird ausgeblendet. Bereits erfasste Daten bleiben gespeichert und können bei Bedarf wiederhergestellt werden.

Was passiert bei einem Import-Konflikt? Wenn eine Telefonnummer bereits existiert, aber der Name abweicht, wird die Zeile übersprungen und als Konflikt markiert. Gleiche Nummer + gleicher Name führt zu einem Update der bestehenden Daten.

Wie sicher ist die Kundenverifizierung? Geburtsdaten werden mit AES-256-GCM verschlüsselt, Polizzennummern mit Argon2 gehasht. Nach mehreren Fehlversuchen wird der Zugang automatisch gesperrt. Jeder Versuch wird protokolliert.

Kann ich crmVIA mit meinem bestehenden CRM verbinden? CRM-Anbindungen (HubSpot, Pipedrive, Salesforce) sind für eine zukünftige Version geplant.