crmVIA — Deals, Pipeline und Kundendaten

In Entwicklung

crmVIA ist produktiv für bestehende Kunden, wird aber aktiv weiterentwickelt. Deal-Pipeline und Kontaktverwaltung sind seit Q2 2026 live. Activities, Communication Timeline und externe CRM-Anbindungen sind in Planung.

Mit crmVIA verwaltest du Kundendaten, Deals und Verkaufspipelines direkt in VIA — ohne separates CRM-Tool. Branchenspezifische Datenfelder, automatische Deal-Anlage aus Gesprächen und ein Kanban-Board für deinen Vertrieb.

Für wen ist crmVIA?

crmVIA ist für Unternehmen, die:

• Kein separates CRM wie Salesforce oder HubSpot benötigen
• Deals und Kundendaten dort verwalten wollen, wo die Kommunikation stattfindet
• Branchen-spezifische Felder (Versicherung, Gastronomie) ohne Konfigurationsaufwand brauchen
• Deals automatisch aus WhatsApp- oder Voice-Gesprächen anlegen lassen wollen

Kontakt-Management

Kontaktübersicht

Alle Kontakte mit Basisdaten in einer Tabelle. Funktionen:

• Suche: Name, Telefon, E-Mail
• Gruppenfilter: Nur Kontakte einer bestimmten Gruppe anzeigen
• Letzter Kontakt: Spalte mit dem Zeitpunkt der letzten Nachricht (relativ, z. B. „Heute", „Vor 3 Tagen"). Kontakte ohne bisherige Nachricht zeigen „Noch kein Kontakt".
• Sortierung: Spalten serverseitig sortierbar — z. B. nach „Letzter Kontakt", um Nachfass-Kandidaten zu finden. Nie kontaktierte Kontakte landen dabei immer am Ende.
• Status-Tags: automatische Markierungen in der Tags-Spalte (siehe unten)
• CSV-Export: Semikolon-getrennt, deutsche Formatierung
• 25 Kontakte pro Seite mit Pagination

Gruppen

Kontakte lassen sich in Gruppen organisieren (z. B. „Bestandskunden", „Interessenten"). Gruppen können nur gelöscht werden, wenn keine Kontakte zugeordnet sind.

Status-Tags

VIA markiert Kontakte automatisch mit Status-Tags, die in der Kontaktliste sichtbar sind:

• Angeschrieben: wird gesetzt, sobald ein Kontakt eine Kampagnen-Nachricht erhalten hat. So siehst du auf einen Blick, wer bereits kontaktiert wurde.
• Abgemeldet: wird gesetzt, wenn sich ein Kontakt vom Nachrichtenempfang abmeldet (z. B. per „STOP"). Abgemeldete Kontakte werden von weiteren Kampagnen automatisch ausgeschlossen.

Die Tags ergänzen eigene, manuell vergebene Tags und überschreiben sie nicht.

Import

Der Import-Assistent führt in 4 Schritten durch den Datenimport.

Unterstützte Formate: CSV (Komma- oder Semikolon-getrennt), Excel (.xlsx, .xls), max. 5 MB.

Pflichtfelder: Vorname, Nachname, Telefon.

Import-Logik:

• Neue Kontakte werden vollständig angelegt
• Bestehende Telefonnummer + gleicher Name → Daten werden aktualisiert (Upsert)
• Bestehende Telefonnummer + anderer Name → Konflikt, Zeile wird übersprungen

Deal-Pipeline

Wie Deals funktionieren

Jeder Tenant hat eine oder mehrere Pipelines mit konfigurierbaren Stages. Deals werden manuell oder automatisch (via leadVIA) angelegt und durch die Stages bewegt.

Kanban-Board: Deals als Karten, per Drag-and-Drop zwischen Stages verschieben.
Listenansicht: Tabellarische Darstellung aller Deals mit Filter und Suche.

Standard-Stages

VIA richtet beim ersten Öffnen automatisch eine Pipeline ein. Die generische Pipeline „Vertrieb" hat folgende Stages:

Stage	Typ	Wahrscheinlichkeit
Lead	offen	10 %
Erstkontakt	offen	20 %
Bedarfsanalyse	offen	40 %
Angebot	offen	60 %
Verhandlung	offen	80 %
Abschluss	gewonnen	100 %
Verloren	verloren	0 %

Für Gastronomie gibt es eine eigene Pipeline „Café-Anfragen" mit branchenspezifischen Stages.

Deal-Felder

Jeder Deal hat Basis-Felder (Titel, Wert, Währung, Abschlussdatum, Wahrscheinlichkeit) und branchenspezifische Zusatzfelder.

Branchenspezifische Deal-Felder

VIA legt beim Einrichten automatisch branchenspezifische Felder an.

Versicherungsmakler

Feld	Typ	Pflicht
Sparte	Auswahl	Ja
Polizzennummer	Text (verschlüsselt)	Nein
Versicherer	Text	Nein
Vertragsbeginn	Datum	Nein
Ablaufdatum	Datum	Nein

Polizzennummern werden verschlüsselt gespeichert (AES-256-GCM).

Gastronomie / Café

Feld	Typ	Pflicht
Anliegen	Auswahl	Ja
Anlass	Text	Nein
Datum / Uhrzeit	Datum	Nein
Personenzahl	Zahl	Nein
Geschmackswünsche	Textbereich	Nein
Beschriftung	Text	Nein
Allergien	Text	Nein
Abholung / Lieferung	Auswahl	Nein

Eigene Felder

Alle Felder sind im Formular-Builder anpassbar. Verfügbare Feldtypen: Text, Textbereich, Zahl, Datum, Auswahl (Dropdown), Ja/Nein, Telefon, E-Mail.

leadVIA — automatische Deal-Anlage

Wenn ein Bot ein Verkaufsgespräch erkennt, legt leadVIA automatisch einen Deal an und schickt eine Lead-Benachrichtigung per E-Mail. Der Deal landet in der konfigurierten Pipeline-Stage, branchenspezifische Felder werden aus dem Gespräch befüllt.

In Planung

• Activities: Aufgaben, Termine und Notizen je Deal
• Communication Timeline: alle Gespräche und E-Mails am Kontakt aggregiert
• CRM-Anbindungen: HubSpot, Pipedrive — mittelfristig

API-Referenz

Alle Endpunkte unter /api/crm, JWT-authentifiziert, RBAC-geschützt.

Deals

Method	Endpoint	Beschreibung
GET	/api/crm/deals	Deal-Liste (paginiert, Filter)
POST	/api/crm/deals	Deal anlegen
GET	/api/crm/deals/:id	Deal-Detail
PUT	/api/crm/deals/:id	Deal aktualisieren
DELETE	/api/crm/deals/:id	Deal löschen
PATCH	/api/crm/deals/:id/stage	Deal in andere Stage verschieben
GET	/api/crm/contacts/:id/deals	Deals eines Kontakts

Pipelines

Method	Endpoint	Beschreibung
GET	/api/crm/pipelines	Alle Pipelines des Tenants
POST	/api/crm/pipelines	Pipeline anlegen
PUT	/api/crm/pipelines/:id	Pipeline bearbeiten
DELETE	/api/crm/pipelines/:id	Pipeline löschen
POST	/api/crm/pipelines/:id/stages	Stage hinzufügen
PUT	/api/crm/pipelines/:id/stages/reorder	Stages neu ordnen
PUT	/api/crm/pipelines/:id/stages/:stageId	Stage bearbeiten
DELETE	/api/crm/pipelines/:id/stages/:stageId	Stage löschen

Deal-Felder

Method	Endpoint	Beschreibung
GET	/api/crm/deal-fields	Branchenspezifische Felder des Tenants

Kontakt-Management

Method	Endpoint	Beschreibung
GET	/api/crm/customers	Kontaktliste (paginiert, Filter, Suche)
GET	/api/crm/customers/:id	Kontaktdetail
PUT	/api/crm/customers/:id	Kontakt aktualisieren
GET	/api/crm/groups	Gruppen mit Kontaktanzahl
POST	/api/crm/groups	Gruppe anlegen
PUT	/api/crm/groups/:id	Gruppe bearbeiten
DELETE	/api/crm/groups/:id	Gruppe löschen (nur wenn leer)
POST	/api/crm/import	CSV/Excel-Import

Plan-Limits

Die Anzahl der konfigurierbaren Kontakt-Datenfelder hängt vom Plan ab. Aktuelle Werte auf getvia.at/preise.

Datenschutz

Alle Kundendaten werden DSGVO-konform in Österreich gespeichert. Sensible Felder (z. B. Polizzennummern) werden automatisch verschlüsselt. Jeder Tenant hat eine isolierte Datenbankpartition. Details: DSGVO & EU-First.